Aggiornamento anagrafica clienti: un’opportunità da cogliere

Le attività di raccolta, aggiornamento e analisi delle anagrafiche dei propri clienti sono potenzialmente decisive per un’azienda. Le ragioni sono molteplici e non hanno a che fare solo con questioni di carattere legale, bensì parliamo di opportunità di marketing fondamentali che devono essere colte dalle imprese e, in molti casi, di operazioni imprescindibili per garantire a un business una crescita armonica e strategica. Procediamo con ordine.

Che cosa sono le anagrafiche

Le anagrafiche dei clienti, oggi, possiedono un valore enorme, persino difficile da esprimere a parole. Qualcuno definisce i dati di contatto un vero e proprio tesoro. Parliamo delle informazioni che riguardano i consumatori di prodotti e servizi di un’azienda e, dunque, di indicazioni concrete che mostrano empiricamente cosa desidera il pubblico: le anagrafiche dei clienti restituiscono un quadro reale e concreto sulle abitudini e gli interessi del mercato. Dunque non stiamo parlando semplicemente di informazioni di contatto, ma di una mappatura sociologica dei consumi capace di ricostruire in forma di dati le azioni della gente. Immaginiamo dunque quanto questo ‘tesoretto’ possa essere decisivo nel definire le strategie aziendali e nell’indirizzare le scelte strategiche e di marketing di un brand.

Anagrafiche e GDPR: cosa dice la legge

Con l’introduzione del GDPR, sono state regolamentate in maniera stringente le normative in merito alla corretta acquisizione dei dati degli utenti. Per immagazzinare legalmente e in modo trasparente le informazioni di contatto dei clienti, l’azienda deve chiarire la tipologia dei dati trattati. L’ente che acquisisce i dati deve inoltre specificare le finalità e le modalità del trattamento, nonché rendere trasparente anche le modalità e tempistiche di conservazione dei dati. Le informazioni di contatto non possono essere trasferite a soggetti terzi al di fuori dell’Unione Europea e, in ogni caso, questi ultimi devono essere regolarmente autorizzati, istruiti e formati per il loro corretto trattamento.

Le anagrafiche nel concreto

Un’anagrafica contiene tutte le informazioni in possesso dell’azienda su una persona fisica e/o un’azienda, previa acquisizione del consenso. In riferimento alle persone fisiche, il GDPR, all’articolo 1, paragrafo 4, chiarisce che per dato personale è da intendersi “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile; si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale”.

Tutte le informazioni, ma proprio tutte

Come appena chiarito, un’anagrafica contiene tutte le informazioni che l’azienda ha acquisito su un profilo utente. Non si tratta, dunque, solo di mere info di contatto quali nome, cognome, indirizzo, data di nascita, ecc. Non ci sono limiti, infatti, alle informazioni che possono essere raccolte: dagli acquisti effettuati allo stato patrimoniale; dal titolo di studio ai gusti personali; e poi hobby, passioni, viaggi effettuati, eccetera, eccetera. Proviamo dunque a considerare come un’organizzazione sistemica di tali informazioni possa rappresentare un valore aggiunto straordinario nella definizione delle strategie di marketing di un’azienda e come, attraverso anche i giusti strumenti tecnici e informatici, diventi semplice e incisivo strutturare una strategia cucita su misura di ogni specifico utente.

Gestione e aggiornamento delle anagrafiche clienti

E veniamo dunque al cuore del discorso: spesso le aziende organizzano le anagrafiche dei clienti a puro scopo di rendicontazione e legale. Non le organizzano, non le catalogano, non le classificano, non le aggiornano. Il risultato è un lungo ammasso di informazioni asettiche, confuse e che non possono essere in alcun modo processate a fini strategici. Qui deve invece avvenire lo scarto necessario a trasformare le anagrafiche in una risorsa inestimabile. Ecco come:

Organizzare le informazioni dei clienti in gruppi, in relazione a parametri coerenti. Ad esempio, le anagrafiche possono essere raggruppate per fasce d’età, così da proporre a ogni gruppo offerte e promozioni adatte. Oppure è possibile raggruppare le anagrafiche in base agli interessi o, ancora, alle scelte d’acquisto già affrontate in passato.

Aggiornare il database delle anagrafiche. Gestire una mole ampia di informazioni ha un costo, in termini di memoria del software, complessità dell’elaborazione, tempi di gestione. Anagrafiche di utenti che, col tempo, hanno perso interesse per i prodotti dell’azienda possono essere inserite in circuiti appositi, al fine di proporre soluzioni commerciali vantaggiose e funzionali a reintrodurre i contatti nel processo d’acquisto o, semplicemente, separate da quelle che invece sono interessanti e produttive ai fini aziendali.

La gestione delle anagrafiche è il principio alla base della definizione di una corretta strategia di email marketing e, inoltre, permette di snellire i processi interni di analisi dei lead e quelli di conoscenza del proprio pubblico, da cui a sua volta dipende il livello di efficienza del servizio di customer care.