Email marketing, software gestionale e GDPR: cosa sapere

L’email marketing è un canale di marketing che permette alle aziende di creare e gestire la comunicazione con il proprio pubblico di riferimento attraverso l’invio di e-mail al fine di acquisire nuovi clienti o di fidelizzare quelli esistenti.

L’ideazione e l’amministrazione di una campagna di email marketing segue un processo complesso poiché impone la gestione di aspetti sia tecnico-strategici che normativi. Dal punto di vista tecnico, l’utilizzo del gestionale sottende attività e competenze non comuni, che richiedono il possesso di un background trasversale che include abilità di grafica, copywriting, web marketing e analisi dei dati. Sotto l’aspetto normativo – in particolare con l’entrata in vigore del GDPR a partire dal 2018 – una campagna di web marketing può essere effettuata solo previa acquisizione dell’autorizzazione da parte degli utenti alla ricezione di email. Inoltre, la protezione e manipolazione dei dati in possesso dell’azienda può avvenire solo operando entro determinati limiti chiariti dal regolamento in atto.

Dunque, per ideare e realizzare una campagna di email marketing efficace e a norma dal punto di vista legale sono necessari la collaborazione di (almeno) un professionista del settore e l’utilizzo di un software in grado di soddisfare le proprie esigenze operative

Come scegliere il software di gestione per la mail marketing

Sul mercato esistono numerosi programmi gestionali che permettono di configurare e gestire una campagna di email marketing, ma non tutti sono adeguati alle esigenze. Come si fa, dunque, a scegliere il software di email marketing adatto? Quali caratteristiche e funzionalità non devono assolutamente mancare? Le elenchiamo:

• Ottima deliverability: ovvero la “consegnabilità”. Il sistema deve infatti garantire di evitare il blocco anti-spam in modo da poter recapitare le mail in maniera agevole e senza problemi ai propri contatti. In particolare, il software deve essere inserito in una white list che permetta l’invio da IP condivisi, ovvero deve utilizzare una lista di mittenti approvata. Infine, deve permettere di gestire i bounce (le mail non consegnate), i reclami degli utenti e le disiscrizioni in modo diretto e trasparente, in modo da non rischiare di essere classificato come “spammer” (episodio che può rivelarsi estremamente dannoso ai fini della strategia poiché causa un blocco alla possibilità di inviare nuove mail).
• Interfaccia funzionale e pratica: l’usabilità del sistema è un fattore determinante nella gestione delle campagne. Il programma deve consentire un utilizzo intuitivo e razionale della piattaforma e facilitare le complesse operazioni previste dal percorso di invio e archiviazione delle mail.
• Report: la reportistica è imprescindibile per una gestione ottimale delle campagne. Il sistema deve poter estrapolare report dettagliati sul tasso di risposta, di bounce, di disiscrizione, di eliminazione e ogni altro elemento fondamentale per estrapolare i risultati ed elaborare nuove strategie.
• Strumenti per agevolare il rispetto delle norme GDPR: qualunque ente sia in possesso e gestisca dati personali degli utenti deve rispettare il regolamento europeo sulla loro protezione. Un sistema di email marketing efficiente deve agevolare il processo di acquisizione dei permessi e di elaborazione delle informazioni in maniera conforme alle normative. La questione è meritevole di un ulteriore approfondimento nel paragrafo che segue.

Email marketing e GDPR

In relazione alla mail marketing, l’ente titolare dei dati deve comunicare all’utente le modalità e le finalità con cui vengono gestiti i dati acquisiti. Inoltre, l’azienda deve informare l’utente che i suoi dati sono processati attraverso un software di email marketing, specificando il nome del gestionale in uso.

L’utente deve inoltre visionare e accettare il DPA (Data Processing Agreement), un accordo fra il mittente e il software in uso da parte dell’azienda, il quale è da considerare a tutti gli effetti come un sub-responsabile al trattamento dei dati e, in quanto tale, deve essere nominato dal titolare.

Le mail inviate in una campagna di email marketing devono sempre presentare:

• Il link di disiscrizione
• Il Link alla Privacy Policy adottata dall’azienda
• Tutte le Note legali relative all’azienda e ai responsabili del trattamento, tra cui i nomi dei direttori responsabili
• I prezzi dell’offerta, comprensivi di IVA ed eventuali spese di spedizione

Anche la raccolta del consenso deve seguire un iter prestabilito, che prevede:

• Richiesta del consenso informato ed esplicito per il trattamento dei dati
  Raccolta della prova del consenso comprensiva di data, ora e modalità di raccolta del contatto mail

La Content Solution di Iubenda

Gestire una mole così ampia di informazioni e procedure può risultare complicato. Per questa ragione esistono sistemi in grado di automatizzare le procedure e, allo stesso tempo, ottenere la garanzia di conformità al regolamento. In Jits utilizziamo la Content Solution di Iubenda, di cui siamo partner certificati. Perché essa rappresenta un vantaggio?

Solitamente i software di email marketing permettono di registrare correttamente i consensi di un utente. Ma cosa succede se un giorno decidete di cambiare fornitore? Potete esportare le liste, ma c’è il concreto rischio di perdere i consensi già acquisiti. Registrando invece i consensi nella consent solution, il problema non esiste, per due ragioni:

1. Il sistema è indipendente dai software di email marketing usati.
2. A norma di legge, non si possono cancellare le informazioni, rendendo quindi la prova di consenso al 100% a norma GDPR.

Jits è certificato Sendinblue

Sendinblue è una piattaforma di che permette di gestire in modo trasparente, personalizzabile e scalabile campagne di email marketing e di marketing relazionale. Il sistema consente di automatizzare le proprie campagne e di configurare il percorso di invio e raccolta in maniera semplice e immediata, senza il rischio di violare i regolamenti o perdere alcun dato fondamentale per la gestione delle campagne.

L’utilizzo combinato della piattaforma Sendinblue e della Content Solution di Iubenda permette a Jits di amministrare le tue campagne di email marketing in tutta sicurezza e nel modo più efficace!